Wat doen we?

Jaar realisatie

2020

2022

2022

2022

2020

2022

2022

2021

2022

We verbeteren de bestuurscultuur en samenwerking om er zo optimaal mogelijk te kunnen zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij streven we naar een meer open en transparante samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken als eenheid met duidelijkheid over eigen rollen.

Eind 2019 - begin 2020 zijn 5 thema-avonden over integriteit georganiseerd. Alle raads- en commissieleden hebben een avond bijgewoond. In januari vond een bijeenkomst met het Presidium plaats. Er werd gesproken over de rol van het Presidium en de bestuurscultuur. Dit is bij één bijeenkomst gebleven. We streven naar een open communicatie, goede omgangsvormen en duidelijke bestuurlijke gewoonten. Daarvoor zijn meerdere partijen nodig. Het is een samenspel tussen de raad als geheel en de afzonderlijke raadsleden en raadsfracties samen, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie. Als gevolg van de corona-crisis heeft u noodgedwongen een aantal maanden digitaal moeten vergaderen. Het digitale werken vergt compleet andere vergadertechnieken, waarbij vergaderen via een beeldscherm vermoeiend is. Werken aan de bestuurscultuur heeft door het gebrek aan fysieke contactmomenten nog slechts zeer beperkt kunnen plaatsvinden. Misschien is het verstandig om te zoeken naar werkvormen die passen in een digitale omgeving.
Op 28 augustus is de traditionele start van het nieuwe politieke seizoen “de Dag van de Raad” gehouden in Babberich. Dit kon in fysieke vorm gestalte krijgen. Tijdens deze dag is er getraind op het voeren van een debat en hebben raadsleden en collegeleden met elkaar stil gestaan bij de eigen rol. Deze acties dragen samen bij aan het verbeteren van de bestuurscultuur, maar het is een proces dat nog volop aandacht nodig heeft.

Het Presidium doet voorstellen aan de raad over werkwijze(n) die leiden tot een verbetering van de bestuurscultuur. Het Presidium begint bij zichzelf om goed de verschillende rollen te herkennen en vanuit die rol te werken. De raad is zelf mede verantwoordelijk voor een goede en open sfeer in alle raadsbijeenkomsten. Raadsleden kunnen en mogen elkaar daarbij, indien nodig, aanspreken.

We staan voor een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving en in de verschillende kernen van de gemeente. We zetten in op nabijheid. Dit betekent korte lijnen met onze inwoners, verenigingen, dorps- en wijkraden, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We ontwikkelen nieuwe vormen van participatie waarbij initiatief vanuit inwoners centraal staat. Vanuit het programma 'Zevenaar Verbindt' zetten wij in op het verder versterken van de verbinding met de inwoner, de verbinding tussen bestuur en organisatie en de verbinding binnen de organisatie.

We werken vanuit de focuspunten: gastvrij, verbindend en service op maat. Daarbij hebben we een ja, mits....houding.
·Nieuw beleid ontwikkelen we samen met inwoners. We betrekken hen in een vroeg stadium.
·Bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen worden initiatiefnemers verantwoordelijk om in een vroeg stadium met de omgeving te overleggen. We faciliteren waar nodig.
·We delen goede voorbeelden van participatie met elkaar en met onze samenleving.

Doeduiten
In 2020 staat de teller op 16 gehonoreerde aanvragen. Enkele activiteiten waar DoeDuiten voor verstrekt zijn, konden vanwege Corona niet doorgaan. Deze activiteiten zijn verplaatst naar een moment waarop het weer kan en mag.

Enkele mooie initiatieven:
1. Aanschaf Prax Tourfiets door de Vrienden van de Pelgromhof. Om samen met de bewoners te kunnen fietsen;
2. Basketbalveld Vondellaan. Jongeren zijn de buurt in gegaan om te collecteren voor het opknappen van het verouderde basketbalveld. Restbedrag beschikbaar gesteld vanuit DoeDuiten;
3. Oprichtingskosten coöperatie Angerlo Aardgasvrij en Duurzaam.

Contacten met dorpen en wijken
De drie contactpersonen voor de dorpen en wijken zijn een belangrijke schakel tussen de gemeente en onze inwoners. Door corona kunnen zij minder aanwezig zijn in de wijken en dorpen en werken zij zoveel mogelijk digitaal. Hierdoor kunnen zij toch het contact onderhouden met de Zevenaarse dorpsraden en houden een kort lijntje met de dorpen. Door o.a. de site van Het Krachtlokaal, oproepen/berichten op social media en het maken van podcasts proberen we in deze bijzondere tijd toch zo dicht mogelijk bij de inwoner te zijn. En gelukkig weten de inwoners ons ook steeds beter te vinden.

Inwonerspanel Zevenaar verbindt en enquêtes
Met het inwonerspanel vragen wij inwoners om 2 tot 4 keer per jaar hun mening te geven over diverse onderwerpen. Zij kunnen dit doen door zich via internet aan te melden. In oktober 2020 zetten we het inwonerspanel in voor de toekomst van de NME en bereiden we een nieuw inwonerspanel voor rondom afvalinzameling. Daarnaast zijn specifieke groepen met enquêtes benaderd voor bijvoorbeeld sport en jeugd.

Burgemeesterspreekuur en op bezoek in de kernen
Vanwege de crisis zijn er minder burgemeesterspreekuren geweest dan gepland. Wel kunnen we stellen dat het spreekuur voorziet in een behoefte. Dit krijgen we te horen van de inwoners en zien we ook terug in de bezoekersaantallen. De laatste ontwikkeling hierin is dat, omdat tot nader order de spreekuren zijn gecanceld, er een mogelijkheid is ontwikkeld om met de burgemeester te mailen via inloopspreekuur@zevenaar.nl. Minder persoonlijk, maar in deze tijd wel zo veilig. De College on Tour tochten zijn in 2020 ook maar beperkt doorgegaan. Deze pakken we weer op als het verantwoord is.

Voor de uitvoering van een aantal taken werken we samen in verbonden partijen. Meer dan voorheen gaan wij ons als samenwerkingspartner inzetten om binnen de samenwerkingsverbanden de gezamenlijk bepaalde doelstellingen te halen. Dat kan door posities in te vullen binnen het dagelijks bestuur of door een trekkersrol binnen een portefeuilleoverleg of bestuurscommissie te vervullen. Dit vraagt de inzet van meer ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. In een nog op te stellen kadernota Verbonden partijen stellen we medio 2018 een afwegingskader voor over het aangaan van samenwerkingsverbanden. Ook geven we aan hoe we de positie van de gemeenteraad ten aanzien van die verbonden partijen kunnen versterken.

Met de vaststelling van de nota Verbonden partijen (2019) is een instrumentarium ontwikkeld om de sturing op gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingspartners te verbeteren. Met dasboards wordt de informatie overzichtelijker en daarmee toegankelijker gemaakt.
In het proces van versterking van de regionale samenwerking in de regio Arnhem Nijmegen heeft de gemeente Zevenaar bestuurlijk en ambtelijk een trekkende rol gepakt om de regio als geheel te versterken en partijen bij elkaar te brengen.
Voor verbetering van de governance van de Samenwerking de Liemers en van het sportbedrijf Ataro (ook naar aanleiding van het advies van de rekenkamercommissie) bereiden wij momenteel concrete voorstellen voor.

We willen de basis op orde hebben. Dit betekent dat we lopende projecten afronden, voordat we met nieuwe projecten beginnen. We willen 'in control' zijn. Deze gedachte past binnen de professionalisering van het planmatig werken, dat een onderdeel is van het programma organisatieontwikkeling. Binnen dit programma worden de komende jaren vele activiteiten en projecten opgezet en uitgevoerd. Eén daarvan is de genoemde professionalisering. Dit traject draagt bij aan de verbetering en groei van onze kernwaarden: Resultaatgericht, Klantgericht en Samenwerkingsgericht.

Ook in 2020 besteden we aandacht aan planmatig werken. Dit gebeurt via trainingen en workshops. Door de corona-crisis is het geven van fysieke trainingen en workshops tot een minimum beperkt. Wel worden medewerkers, op verzoek, geadviseerd in het planmatig oppakken van taken.

Datagedreven sturing is het vermogen om op basis van het verzamelen en analyseren van data tot sturing op de gemeentelijke thema’s te komen. Wij gaan systematisch deze nieuwe werkwijze in het primaire proces opnemen. Dit brengt met zich mee dat we een aantal organisatorische en technische condities planmatig verbeteren. Te denken valt aan competentieontwikkeling, het werken met een datastrategie en de ontwikkeling van open data. Daarbij hebben we nadrukkelijk oog voor de risico’s en ethische vraagstukken die deze ontwikkeling met zich meebrengt.

Wij hebben aan de hand van een plan van aanpak bepaald dat we de positie innemen van de slimme volger. Om dit te bereiken is er een organisatieplan opgesteld waarin de organisatorische en financiële consequenties van datagedreven sturen zijn opgenomen. Parallel hieraan lopen er verschillende initiatieven in Zevenaar waarmee we in de praktijk ervaring opdoen met datagedreven sturing. Ook hebben we de beschikbare databronnen in beeld gebracht. Het gaat dan bijvoorbeeld om het bouwen van en werken met dashboards voor het sociaal domein en vergunning- en dienstverlening. Daarnaast bouwen we een Business Intelligence (BI) organisatie en bekijken we hoe de organisatie meer databedreven kan worden.

We zijn een aantrekkelijke, professionele en duurzame werkgever en mensen werken graag bij ons in Zevenaar. Medewerkers zijn toegerust om in steeds veranderende contexten hun werk te doen. Ze zijn goed opgeleid, flexibel in hun gedrag en communicatie. We zijn in staat het werk af te stemmen op de uitdagingen in de samenleving. We nemen medewerkers mee in veranderingen en toekomstige ontwikkelingen. Zij zijn zelf actief in hun eigen loopbaanontwikkeling. We volgen de resultaten van ons HR-beleid.  Er is een veilig werkklimaat waarin we transparant en open zijn. Onze processen en werkafspraken ondersteunen dit.

De uitvoering en uitwerking van de verschillende doelstellingen om te groeien naar een moderne en professionele organisatie verloopt grotendeels volgens plan. Door Covid-19 werden we enerzijds gedwongen de focus te verleggen en anderzijds leidde Covid-19 tot uitdagingen in de wijze van uitvoering waar we eerst een oplossing voor moesten vinden. Daardoor vindt een verschuiving plaats van het tweede halfjaar 2020 naar het eerste halfjaar 2021. De verschuiving leidt voor wat betreft het eindresultaat niet tot onoverbrugbare vertragingen; 80% verloopt volgens planning. We noemen de uitwerking van de HR-kadernota, de doorontwikkeling van de Zevenaar Academie, het vormgeven van de digitalisering van HRM en de optimalisatie van het proces inhuur. Daarnaast is een Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd, met voor elke medewerker een vrijblijvend persoonlijke gezondheidscheck.

We willen manieren onderzoeken om onze inwoners en ondernemers beter van dienst te kunnen zijn en hiervoor passende middelen ontwikkelen. De drie focuspunten uit de Dienstverleningsvisie 2018-2022 ‘Samen Sterker’: service op maat, verbindend en gastvrij zijn hiervoor de basis. Met de Monitor Dienstverlening willen we onze dienstverlening meten, brengen we ambities, doelstellingen en resultaten in beeld en willen we onze dienstverlening gericht verbeteren.  

Service op maat
We willen zorgen voor een optimale bereikbaarheid door extra capaciteit in te zetten op piekmomenten aan de telefoon en aan onze balies. In 2020 willen we dat 80% van de telefonische oproepen in het klantcontact centrum opgenomen wordt binnen 20 seconden en dat 80% van de contactverzoeken binnen 2 werkdagen worden afgehandeld.

We willen digitaal werken waar het kan en persoonlijk waar het nodig is. We willen onze digitale volwassenheid verhogen door aan te sluiten op landelijke voorzieningen en steeds meer formulieren digitaal en met DigiD beschikbaar te maken. Door uitvoering te geven aan het plan ‘Doorontwikkeling Digitale Dienstverlening’ willen we voldoen aan wetten en regels en willen we in 2020 op het landelijk gemiddelde digitale volwassenheid zitten

Verbindend
We willen inwoners vragen hun ervaring met ons te delen in de (spreekwoordelijke) reis die ze maken tijdens de oriëntatie, aanschaf en het gebruik van een product of dienst bij de gemeente. Dit noemen we een klantreis. Verbeteracties die hieruit voorkomen pakken we direct op. We willen onderzoeken hoe we de tevredenheid van inwoners verder kunnen verbeteren en voeren verbeteracties uit. In 2021 willen we de inwonerpeiling van waarstaatjegemeente opnieuw uitvoeren en willen we dat onze inwoners onze dienstverlening met minimaal met een 7 beoordelen.

Gastvrij
We willen de vaardigheid om klantgericht en gastvrij te werken verbeteren bij alle medewerkers door hier trainingen voor aan te bieden in de Zevenaar Academie.

De maatregelen rondom het coronavirus hebben ook invloed gehad op onze gemeentelijke dienstverlening. Zo pasten we onze openingstijden aan en konden we de eerste maanden niet alle plekken in de telefoonkamer bemensen, waardoor inwoners soms langer in de wacht stonden wanneer ze met ons belden.

Ondanks het coronavirus gingen we door met het verbeteren van onze dienstverlening. We hebben dit jaar weer meer informatie digitaal beschikbaar gemaakt, zodat de inwoner steeds meer zelf digitaal kan regelen, bijvoorbeeld aangifte doen van de geboorte van een kindje. We verbeterden onze website voor bezoekers met een beperking, zodat ook zij deze goed kunnen gebruiken. In het project Heldere Taal herschreven we brieven en teksten op B1 niveau, zodat deze voor iedereen goed te begrijpen zijn.

Sinds eind 2019 kunnen inwoners ook met ons chatten. We zorgden ervoor dat er meer medewerkers op chat tegelijk beschikbaar waren, waardoor de inwoners sneller hun vraag op de chat konden stellen.

De Wet Open Overheid wordt naar verwachting in 2021 vastgesteld. Om de digitale informatiehuishouding voor onze inwoners, bedrijven en instellingen conform de filosofie van de Wet tijdig klaar te hebben, zetten wij in op drie onderdelen, te weten:
(1) in Liemers verband (met 1Stroom en de RID) gaan wij na of mogelijke vernieuwing van architectuur voor informatie- en archiefbeheer noodzakelijk is; hierover adviseren wij u te zijner tijd afzonderlijk;
(2) wij maken eind 2020 een plan om de informatiehuishouding op orde te brengen om de vindbaarheid en ontsluiting te verbeteren;
(3) wij zorgen dat de huidige archieven digitaal op orde en duurzaam toegankelijk zijn.

De kern van de Wet is dat de overheidsorganisaties verplicht zijn om meer categorieën documenten actief openbaar te maken en de informatiehuishouding op orde te hebben. In de kadernota is voor de invoering van de Wet een eenmalig budget in 2020 toegekend om genoemde taken uit te kunnen voeren. Het is nog niet exact bekend wanneer de Wet Open Overheid in werking treedt. De Eerste Kamer heeft de behandeling opgeschort om ruimte te geven voor nader onderzoek naar de impact van de wet voor overheden. Inhoudelijk treffen wij voorbereidingen om de digitale informatiehuishouding voor onze inwoners, bedrijven en instellingen conform de filosofie van de Wet tijdig klaar te hebben. Dat door onder andere (in Liemers verband) na te gaan of mogelijke vernieuwing van architectuur voor informatie- en archiefbeheer noodzakelijk is en ervoor te zorgen dat de huidige archieven digitaal op orde en duurzaam toegankelijk zijn om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Eind 2020 maken wij een plan van aanpak waarin we aangeven op welke onderdelen van de Wet we concrete verbeteracties gaan uitvoeren.

Wij geven uitvoering aan de planning- en control cyclus door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting.  In 2020 blijven wij investeren in de doorontwikkeling van de P&C-cyclus.
Daarnaast geven wij verder uitwerking aan het project 'Financiële basis op orde'.  Het gaat hierbij onder andere om de verbreding en verdieping van de kennis betreffende budgetbeheer en de geldende voorschriften, het beschrijven van werkprocessen en het optimaliseren van de financiële informatievoorziening.

De planning- en control cyclus 2020 kent dit jaar door de coronacrisis een ander verloop. De 1e voorgangsrapportage is op 10 juni en de jaarstukken 2019 op 8 juli vastgesteld. De kadernota 2021 is door de vele onzekerheden vervangen door een kaderbrief. Naast de meerjarenbegroting 2021-2024 zijn de documenten "tussentijdse financiële prognose 2020" en "geactualiseerde corona-effecten 2021-2024" opgesteld.
Het vervolg van het project "Financiële basis op orde" loopt en hierin zijn verschillende deelprojecten afgerond. Dit is ook een continu proces waarin we de focus leggen op het kwalitatief op orde houden van budgetten, opbouw en onderbouwing.